Datenschutzerklärung

für die Softwareplattform IncidentWatch (NFB.Dispatch, NFB.Note, IncidentWatch Central)
Fassung Schienenpersonenverkehr · Version 1.4-PV, Stand: Oktober 2026

1. Überblick

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Softwareplattform IncidentWatch verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte Sie haben.

IncidentWatch besteht aus folgenden Komponenten:

• NFB.Dispatch: webbasierte Anwendung für Disposition und Administration,
• NFB.Note: Android-App für Einsatzkräfte und Notfallbereitschaften,
• IncidentWatch Central: zentrale Verwaltung von Kunden, Mandanten, Lizenzen und Systemen.

Diese Fassung gilt für Kundenumgebungen mit dem Branchenprofil Schienenpersonenverkehr. Sie berücksichtigt die dort zusätzlich verarbeiteten Angaben zu Zugverband, Begleitpersonal und Anzahl der Reisenden (Ziffer 8.3); Angaben, die nur im Güterverkehr anfallen, etwa Wagenlisten oder Gefahrgutangaben, werden in diesem Profil nicht erfasst.

„Wir“, „uns“ und „IncidentWatch“ bezeichnen in dieser Erklärung den unter Ziffer 2 genannten Verantwortlichen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

3. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an dsgvo@incidentwatch.de.

4. Geltungsbereich und Rollenverteilung

4.1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung von NFB.Dispatch, NFB.Note und IncidentWatch Central, für diese Website sowie für die technische Bereitstellung, Administration und Absicherung der Plattform einschließlich der Kommunikation zwischen mobilen Endgeräten und unseren Servern. Für externe Websites und Dienste, die über IncidentWatch aufgerufen werden, gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Für Kundenumgebungen anderer Branchenprofile gilt jeweils eine eigene Fassung dieser Datenschutzerklärung, für den Schienengüterverkehr unter incidentwatch.de/privacy_gv.php.

4.2 Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Wir stellen IncidentWatch als Software-as-a-Service insbesondere Eisenbahnverkehrsunternehmen des Schienenpersonenverkehrs zur Verfügung. Verarbeiten unsere Kunden mit IncidentWatch Daten ihrer Beschäftigten, Einsatzkräfte oder sonstiger Personen, bestimmt der jeweilige Kunde über Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung. Der Kunde ist dann Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Das betrifft insbesondere Benutzer- und Beschäftigtendaten, Einsatz- und Dispositionsdaten, Zug- und Fahrzeugdaten, Statusmeldungen, Standortdaten, Fotos, Sprachaufnahmen, Aufgaben, Einsatzchroniken, Einsatzberichte und Daten beteiligter Dritter.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass für diese Verarbeitungen eine Rechtsgrundlage besteht und die betroffenen Personen informiert werden. Wenn Sie als Beschäftigte oder Beschäftigter eines Kunden IncidentWatch nutzen, erhalten Sie weitergehende Informationen von Ihrem Arbeitgeber.

4.3 Eigene Verarbeitung

Soweit wir selbst über Zwecke und Mittel entscheiden, sind wir Verantwortlicher. Das betrifft insbesondere die Verwaltung von Geschäftsbeziehungen und Verträgen, die Abrechnung, die technische Administration, IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr, die Verwaltung eigener Benutzerkonten, die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten sowie die Geltendmachung und Abwehr eigener Rechtsansprüche.

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website und bei der Nutzung der Plattform verarbeiten wir technisch bedingt folgende Protokolldaten:

• IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• HTTP-Methode, aufgerufene Ressource, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge,
• User-Agent (Browser und Betriebssystem),
• technische Fehlermeldungen,
• Anmeldeversuche, fehlgeschlagene Anmeldungen und sicherheitsrelevante Administrationsvorgänge.

Zweck: sichere und stabile Bereitstellung, Fehleranalyse, Erkennung und Aufklärung unberechtigter Zugriffe und Sicherheitsvorfälle.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in den genannten Zwecken.
Speicherdauer: Protokolldaten werden für die Dauer des Bestehens der jeweiligen Kundenumgebung aufbewahrt und mit ihr gelöscht (siehe Ziffer 17). Vollständige IP-Adressen werden nach 14 Tagen gekürzt, sodass ein Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann; ausgenommen sind Daten, deren Aufbewahrung zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist, bis zu dessen Abschluss. Protokolle dieser Website, die keiner Kundenumgebung zugeordnet sind, werden nach 14 Tagen gelöscht.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, per Telefon oder über das Kontaktformular auf unserer Website kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Unternehmen, Inhalt der Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Anfragen über das Kontaktformular werden per E-Mail an uns weitergeleitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder dessen Anbahnung zusammenhängt; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Speicherdauer: Wir löschen die Daten, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. für Geschäftsbriefe nach § 257 HGB und § 147 AO).

7. Cookies

NFB.Dispatch setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies verwenden wir nicht.

Rechtsgrundlage: Die Speicherung der Cookies auf Ihrem Endgerät ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, da sie für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Nutzung unbedingt erforderlich ist. Das gilt auch für nfb_theme: Es speichert allein die von Ihnen ausdrücklich gewählte Einstellung, damit die Anwendung diese Funktion bereitstellen kann. Die anschließende Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

8. Verarbeitung in der Plattform

8.1 Betroffene Personen

Je nach Einsatz verarbeiten wir Daten von Einsatzkräften und Notdienstmitarbeitenden, Disponentinnen und Disponenten, Dispositionspersonal, Betriebsleitungen, Administratorinnen und Administratoren, Notfallmanagerinnen und Notfallmanagern, Triebfahrzeugführerinnen und Triebfahrzeugführern, Kundenbetreuerinnen und Kundenbetreuern sowie weiterem Begleitpersonal, sonstigen Beschäftigten, Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern externer Stellen wie Feuerwehr und Polizei sowie von betroffenen, verletzten oder anderweitig an einem Einsatz beteiligten Personen, etwa Reisenden.

8.2 Kategorien personenbezogener Daten

• Benutzer- und Stammdaten: Vor- und Nachname, Benutzer-ID, Dienstkürzel, dienstliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Systemrolle, zugewiesene Region, Kontostatus.
• Authentifizierungsdaten: Benutzername bzw. Benutzer-ID, Passwort-Hash, Sitzungsinformationen, Authentifizierungstoken sowie einmalige, zeitlich begrenzte Einrichtungslinks für die Ersteinrichtung von Zugängen. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.
• Einsatz- und Dispositionsdaten: Statusbericht-ID, Störfallnummer, Einsatzkurztitel, Vorfallsart, Einsatzort und Anschrift, Betriebsstellen-Code, VzG-Streckennummer, Gleis, Streckenkilometer, Signalbezeichnung, Zug- und Fahrzeugnummer, zugewiesene Einsatzkraft, Status und Einsatznotizen.
• Zug- und Fahrzeugdaten: siehe Ziffer 8.3.
• Zeit- und Chronikdaten: Zeitpunkte von Ereigniseintritt, Abfahrt, Eintreffen, Einsatzende, Statusänderungen, Aufgaben und Chronikeinträgen sowie technische Änderungszeitpunkte. Das bloße Öffnen eines Einsatzes und technische Synchronisationsvorgänge gelten nicht als inhaltliche Bearbeitung.
• Daten beteiligter Dritter: Namen von Triebfahrzeugführern, Kundenbetreuern und weiterem Begleitpersonal, Name und dienstliche Kontaktdaten von Notfallmanagern und Ansprechpartnern externer Stellen sowie einsatzbedingt erforderliche Angaben zu betroffenen Personen.
• Angaben zu Verletzungen: Bei Personen- oder Arbeitsunfällen können im Einsatzverlauf Angaben zu Verletzungen dokumentiert werden. Dabei handelt es sich um Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Sie sollen nur erfasst werden, soweit dies für die Bewältigung des Ereignisses, den Arbeitsschutz oder gesetzlich vorgeschriebene Meldungen erforderlich ist; für die Rechtsgrundlage ist der jeweilige Kunde als Verantwortlicher zuständig (insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. b, c oder f DSGVO).
• Standortdaten, Fotos und Sprachaufnahmen: siehe Ziffer 11.

8.3 Zug- und Fahrzeugdaten

Im Branchenprofil Schienenpersonenverkehr werden zu einem Einsatz zusätzlich folgende Angaben verarbeitet:

• Zugverband: die Nummern der beteiligten Fahrzeuge bzw. Triebzüge, ihre Rolle im Verband (führend oder geführt) sowie der besetzte Führerstand.
• Begleitpersonal: der Name der Kundenbetreuerin bzw. des Kundenbetreuers oder des sonstigen Begleitpersonals des betroffenen Zuges.
• Reisende: die Anzahl der Reisenden im Zug. Erfasst wird ausschließlich eine Zahl; Angaben zu einzelnen Reisenden werden in diesem Feld nicht verarbeitet.

Diese Angaben beschreiben in erster Linie Fahrzeuge und den Zustand des Zuges. Einen Personenbezug erhalten sie insbesondere über die Zuordnung zu einem Einsatz, über Freitexte und Bemerkungen sowie über die Angabe, wer einen Eintrag vorgenommen hat. Bitte tragen Sie in Freitext- und Bemerkungsfelder nur ein, was für die Einsatzbearbeitung erforderlich ist.

Zug- und Fahrzeugangaben werden in der Einsatzansicht, in der Einsatzchronik und im Einsatzbericht angezeigt.

9. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Soweit wir als Auftragsverarbeiter tätig sind (Ziffer 4.2), richtet sich die Rechtsgrundlage nach der Verarbeitung durch unseren Kunden. Für unsere eigenen Verarbeitungen gilt:

10. Beschäftigtendaten

Nutzt ein Kunde IncidentWatch für seine Beschäftigten, ist er als Arbeitgeber für die Zulässigkeit der Verarbeitung verantwortlich. Dazu gehören insbesondere die Prüfung der Erforderlichkeit, die Information der Beschäftigten, die Beteiligung von Betriebs- oder Personalräten und die Festlegung der Speicherdauer. Rechtsgrundlage sind in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO; ergänzend können nationale Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz sowie Betriebs- oder Dienstvereinbarungen (Art. 88 DSGVO) maßgeblich sein.

11. Mobile App NFB.Note

11.1 Standortdaten

NFB.Note ist keine Anwendung zur dauerhaften Ortung von Beschäftigten. Eine kontinuierliche Hintergrundortung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle findet nicht statt.

Standortdaten werden nur anlassbezogen verarbeitet, wenn Sie eine entsprechende Funktion auslösen, etwa bei einer Statusänderung, einer Standortaktualisierung, der Bestimmung des Einsatzortes, der Zuordnung eines Fotos, der Feststellung von Zugspitze oder Zugende oder der Erstellung einer Anfahrtskarte.

DriveMode: Wenn Sie den DriveMode bzw. die Wegverfolgung aktivieren, wird Ihr Standort während der aktiven Nutzung verarbeitet, um eine Anfahrts- oder Einsatzkarte zu erstellen. Die Aufzeichnung endet, sobald Sie den Modus beenden. Die Funktion wird nicht genutzt, um unabhängig vom Einsatzzweck Bewegungsprofile zu erstellen.

11.2 Einsatzfotos

Mit NFB.Note können Sie Fotos aufnehmen und übermitteln, etwa zur Dokumentation von Schäden an Fahrzeugen und Infrastruktur, von Einsatzstellen, technischen Zuständen und betrieblichen Ereignissen. Dabei werden das Originalfoto, ein Vorschaubild, der Aufnahmezeitpunkt, gegebenenfalls Standortdaten und weitere Metadaten der Bilddatei verarbeitet.

11.3 Sprachaufnahmen

Sie können manuell dienstliche Sprachmemos und Diktate aufnehmen. Verarbeitet werden die Audiodatei, der Aufnahmezeitpunkt, die Zuordnung zu Ihrem Benutzerkonto und gegebenenfalls zu einem Einsatz. Die Aufnahmen dienen der Einsatzdokumentation. Eine Aufnahme erfolgt nur, wenn Sie sie selbst starten.

Diktierfunktion: Für die Umwandlung gesprochener Eingaben in Text nutzt NFB.Note die Spracherkennung des Android-Systems. Welcher Dienst die Erkennung durchführt, hängt von Ihrem Gerät und dessen Einstellungen ab; in der Regel ist dies der Spracherkennungsdienst von Google. Je nach Einstellung kann die Spracheingabe dabei zur Verarbeitung an den Anbieter dieses Dienstes übermittelt werden. Die Diktierfunktion wird nur aktiv, wenn Sie sie selbst starten.

11.4 Aufgaben

Einsatzbezogene Aufgaben werden in der App und in NFB.Dispatch angezeigt und synchronisiert. Als persönlich gekennzeichnete Aufgaben bleiben in Ihrem persönlichen Aufgabenbereich und werden nicht an die Dispositionsansicht übertragen. Die erneute Aktivierung einer erledigten Aufgabe kann in der Einsatzchronik dokumentiert werden.

11.5 App-Berechtigungen

Sie können erteilte Berechtigungen jederzeit in den Android-Einstellungen widerrufen. Die jeweilige Funktion steht dann nicht mehr zur Verfügung.

11.6 Offline-Speicherung und Synchronisation

Damit NFB.Note auch ohne stabile Netzverbindung funktioniert, werden Einsatzdaten in einer lokalen Datenbank auf dem Gerät gespeichert und bei bestehender Verbindung mit unseren Servern synchronisiert.

Wird ein Einsatz auf dem Server gelöscht, wird bei der nächsten erfolgreichen Synchronisation ein Löschkennzeichen an die verbundenen Geräte übermittelt und die lokale Kopie gelöscht. Bis dahin kann eine lokale Kopie auf dem Gerät noch vorhanden sein.

Administratorinnen und Administratoren können in der App eine passwortgeschützte, verschlüsselte Sicherung der lokalen Daten als Datei erstellen. Wo diese Datei abgelegt oder an wen sie weitergegeben wird, bestimmt die erstellende Person.

11.7 Sicherheit Ihres Endgeräts

Die Sicherheit lokal gespeicherter Daten hängt auch von Ihrem Gerät ab. Bitte halten Sie Betriebssystem und Sicherheitsupdates aktuell, nutzen Sie eine sichere Displaysperre, behandeln Sie Zugangsdaten vertraulich, überlassen Sie das Gerät keinen unberechtigten Personen und melden Sie Verlust oder Diebstahl unverzüglich Ihrem Arbeitgeber.

11.8 Teilen von Berichten und Dateien

Berichte, Fotos und andere Dateien können Sie über die Teilen-Funktion von Android an andere Apps übergeben, etwa an Ihr E-Mail-Programm. Welche App Sie dafür wählen und an wen Sie die Inhalte senden, entscheiden Sie selbst; für die Verarbeitung durch die gewählte App gelten die Bedingungen ihres Anbieters.

12. Zugriffsschutz und Datensicherheit

IncidentWatch arbeitet mit einem rollen- und mandantenbasierten Berechtigungskonzept. Mögliche Rollen sind Disponent, Notdienst/Einsatzkraft, Betriebsleitung und Administrator. Welche Rechte vergeben werden, legt der jeweilige Kunde fest.

Jeder Kunde wird in einer eigenen, technisch isolierten Umgebung betrieben. Zu jeder Kundenumgebung gehören:

• eine eigene Anwendungsinstanz, erreichbar über eine eigene Subdomain,
• eine eigene Datenbank mit eigenen Zugangsdaten,
• ein eigener Dateispeicher für Fotos, Sprachaufnahmen und Dokumente,
• ein eigenes internes Netzwerk, über das ausschließlich die Anwendung dieses Kunden mit seiner Datenbank kommuniziert.

Die Datenbanken sind aus dem Internet nicht erreichbar. Kundenumgebungen haben keinen Zugriff auf die Daten anderer Kunden; ein Sicherheitsvorfall in einer Umgebung bleibt damit auf diese begrenzt.

Entwicklung und Test der Software erfolgen auf einer vom Live-Betrieb getrennten Infrastruktur, die keine Kundendaten enthält. Die Verwaltung von Kunden und Lizenzen (IncidentWatch Central) hat keinen direkten Zugriff auf die Kundenumgebungen; Einrichtungs- und Aktualisierungsvorgänge werden im Live-Betrieb ausschließlich über fest definierte, automatisierte Abläufe ausgeführt.

Wir setzen nach Art. 25 und 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung (TLS),
• Speicherung von Passwörtern ausschließlich als kryptografischer Hash,
• Speicherung von Sitzungsdaten in der App in einem geschützten, nur für die App zugänglichen Speicherbereich des Geräts,
• Zugriffsbeschränkungen auf Server und Datenbanken,
• isolierte Umgebung mit eigener Datenbank und eigenen Zugangsdaten je Kunde,
• Betrieb der Anwendungen mit minimal erforderlichen Rechten,
• Trennung von Entwicklungs- und Testumgebung und Live-Betrieb,
• Ersteinrichtung von Zugängen über einmalige, zeitlich begrenzte Einrichtungslinks statt Versand von Passwörtern,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse,
• anlassbezogene statt dauerhafter Standortverarbeitung,
• getrennte Behandlung persönlicher und einsatzbezogener Aufgaben,
• versionierte Updates nach einem festen Ablauf: Datensicherung vor jedem Update, automatische Funktionsprüfung danach und automatische Rückkehr zur vorherigen Version bei Fehlern,
• tägliche Datensicherung der Kundendatenbanken an einem vom Live-Betrieb getrennten Speicherort,
• regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Systeme.

13. Hosting und E-Mail-Versand

13.1 Hosting

Unsere Server werden in Deutschland betrieben von:

Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Live-Betrieb sowie Entwicklungs- und Testumgebung laufen auf getrennten Servern. Personenbezogene Daten unserer Kunden werden ausschließlich im Live-Betrieb verarbeitet. Datensicherungen werden an einem vom Live-Server getrennten Speicherort ebenfalls bei IONOS SE in Deutschland abgelegt; der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit IONOS umfasst auch diese Speicherung.

13.2 Registrierungs- und Alarmierungs-E-Mails

IncidentWatch versendet automatisch E-Mails, insbesondere zur Registrierung und Einrichtung von Benutzerkonten sowie zur Alarmierung von Einsatzkräften. Dabei werden Name und E-Mail-Adresse der Empfänger, Zeitpunkt des Versands, der Inhalt der Nachricht (bei Alarmierungen auch Einsatzdaten wie Einsatzkurztitel, Einsatzort und Vorfallsart) sowie technische Versand- und Zustellprotokolle verarbeitet. Der Versand erfolgt im Auftrag des jeweiligen Kunden (Ziffer 4.2).

Für den Versand stehen zwei Varianten zur Verfügung, die der Kunde festlegt:

• Versand über ein von uns bereitgestelltes Postfach: Wir richten bei IONOS SE (Anschrift siehe Ziffer 13.1) für jeden Kunden ein eigenes E-Mail-Postfach ein, das ausschließlich für den Versand dieses Kunden genutzt wird. Die Verarbeitung erfolgt in Deutschland auf Grundlage des mit IONOS geschlossenen Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
• Versand über einen Mailserver des Kunden: Hinterlegt der Kunde die Zugangsdaten eines eigenen Mailservers, werden die E-Mails über diesen Server versendet. Betrieb, Sicherheit und Speicherdauer dieses Mailservers liegen dann allein in der Verantwortung des Kunden bzw. seines E-Mail-Anbieters; wir haben hierauf keinen Einfluss. Informationen zur dortigen Verarbeitung erhalten Sie beim jeweiligen Kunden.

Bestimmte Meldungen, etwa zu Fahrzeug- oder Personalsperren, werden aus NFB.Note heraus ausgelöst und über denselben vom Kunden festgelegten Versandweg an die vom Kunden hinterlegten Empfänger versendet.

Die Übermittlung an den jeweiligen Mailserver erfolgt verschlüsselt (TLS). Ob die weitere Zustellung an das Postfach des Empfängers verschlüsselt erfolgt, hängt auch vom E-Mail-Anbieter des Empfängers ab.

14. Karten- und Geodatendienste

14.1 Google Maps Platform

In der App NFB.Note nutzen wir für Karten-, Orts- und Adresssuche sowie Navigationsfunktionen die Google Maps Platform (insbesondere das Google Maps SDK for Android und Google Places). Die Ermittlung des Gerätestandorts erfolgt über die Standortdienste der Google Play-Dienste auf Ihrem Gerät. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Dabei werden nach Angaben von Google unter anderem die IP-Adresse, technische Geräte- und SDK-Informationen, Absturzinformationen, eine pseudonyme Kennung des Maps SDK, der Zeitpunkt und Inhalt der jeweiligen Anfrage sowie gegebenenfalls Interaktionen mit der Karte (z. B. Verschieben oder Zoomen) an Google übermittelt. Bei der Orts- und Adresssuche werden zusätzlich die eingegebenen Suchbegriffe übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung zuverlässiger Karten- und Navigationsfunktionen für den Einsatz. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; siehe Ziffer 16.
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

14.2 OpenRailwayMap

Zur Darstellung eisenbahnspezifischer Infrastruktur nutzen wir OpenRailwayMap, ein ehrenamtlich betriebenes Projekt auf Basis offener Geodaten aus OpenStreetMap. In NFB.Dispatch und NFB.Note binden wir dazu die Kartenansicht der Website www.openrailwaymap.org ein; diese lädt ihre Kartenkacheln und weiteren Inhalte selbst von den Servern des Projekts. Für die Suche nach Betriebsstellen (z. B. nach Ril-100-Kürzel oder Name) fragen Ihr Browser bzw. die App außerdem die Schnittstelle api.openrailwaymap.org direkt ab.

Dabei werden technisch bedingt Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, der angefragte Kartenausschnitt bzw. der eingegebene Suchbegriff sowie Browser- bzw. Geräteinformationen an die Betreiber von OpenRailwayMap übermittelt. Aus dem angefragten Kartenausschnitt kann sich ein Rückschluss auf den betrachteten Einsatzort ergeben. Einsatzinhalte, Namen oder sonstige Einsatzdaten werden nicht übermittelt. Auf die weitere Verarbeitung durch die Betreiber haben wir keinen Einfluss; Informationen dazu finden Sie unter www.openrailwaymap.org.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Darstellung einsatzrelevanter Streckeninformationen.

14.3 OpenStreetMap und Nominatim

In der webbasierten Anwendung NFB.Dispatch verwenden wir Kartenkacheln von OpenStreetMap (tile.openstreetmap.org). Diese werden von Ihrem Browser direkt von den Servern von OpenStreetMap abgerufen.

Für die Umwandlung einer eingegebenen Adresse in Koordinaten und umgekehrt (Geocoding) nutzen wir den Dienst Nominatim (nominatim.openstreetmap.org). Die Anfrage erfolgt teils direkt aus Ihrem Browser, teils über unseren Server. Übermittelt werden dabei die eingegebene Adresse bzw. die Koordinaten des Einsatzorts; bei Anfragen aus dem Browser außerdem Ihre IP-Adresse sowie Browserinformationen. Bei Anfragen über unseren Server erhält Nominatim nicht Ihre, sondern unsere IP-Adresse.

Beim Abruf der Kartenkacheln werden technisch bedingt Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, der angefragte Kartenausschnitt sowie Browserinformationen übermittelt. Aus Kartenausschnitt, Adresse und Koordinaten kann sich ein Rückschluss auf den Einsatzort ergeben. Namen oder sonstige Einsatzinhalte werden nicht übermittelt.

Betreiber ist die OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Die Auslieferung kann über ein Content-Delivery-Netzwerk erfolgen. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der kartengestützten Erfassung und Darstellung des Einsatzorts. Zur Übermittlung in das Vereinigte Königreich siehe Ziffer 16.

14.4 Routenberechnung

Für die Prognose der Anfahrtszeit von Einsatzkräften zum Einsatzort nutzen wir den Routing-Dienst des Open-Source-Projekts OSRM (router.project-osrm.org). Dazu übermittelt unser Server die Koordinaten des Standorts der Einsatzkraft und des Einsatzorts. Namen, Kennungen oder sonstige Einsatzinhalte werden nicht übermittelt; der Dienst erhält nicht Ihre, sondern unsere IP-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer realistischen Einschätzung der Anfahrtszeit für die Disposition.

14.5 Leaflet, Schriftarten und Programmbibliotheken

Für die Darstellung interaktiver Karten verwenden wir die Open-Source-Bibliothek Leaflet. Leaflet selbst übermittelt keine Daten an Dritte; welche Daten übertragen werden, hängt von den über Leaflet eingebundenen Kartendiensten ab (siehe Ziffern 14.1 bis 14.4).

Leaflet sowie alle weiteren Programmbibliotheken, Schriftarten und Symbole, die NFB.Dispatch und diese Website verwenden, werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Beim Laden dieser Dateien werden keine Daten an Dritte übermittelt; insbesondere binden wir keine Schriftarten von Google Fonts und keine Dateien über externe Content-Delivery-Netzwerke ein.

15. Empfänger

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen:

• berechtigte Benutzer und Administratoren des jeweiligen Kunden,
• IncidentWatch, soweit für Betrieb, Support und Sicherheit erforderlich,
• Empfänger von Registrierungs- und Alarmierungs-E-Mails sowie der vom Kunden gewählte Mailserver-Betreiber (Ziffer 13.2),
• Hosting-, Infrastruktur- und E-Mail-Dienstleister (Ziffer 13),
• Anbieter von Karten-, Geocoding- und Routingdiensten, namentlich Google, die Betreiber von OpenRailwayMap, die OpenStreetMap Foundation und die Betreiber des OSRM-Routingdienstes (Ziffer 14),
• Behörden und öffentliche Stellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind,
• Rechtsanwälte und Gerichte, soweit dies zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Meldungen an Behörden, Feuerwehren oder Untersuchungsstellen – etwa an die Bundesstelle für Eisenbahnunfalluntersuchung – nimmt der jeweilige Kunde in eigener Verantwortung vor. IncidentWatch übermittelt Daten an solche Stellen nur, wenn der Kunde dies selbst veranlasst, etwa über einen von ihm eingerichteten E-Mail-Verteiler.

16. Übermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten Daten grundsätzlich in Deutschland bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum. Bei Nutzung der Google Maps Platform kann eine Übermittlung an die Google LLC in den USA erfolgen. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist; die Google LLC ist zertifiziert. Ergänzend stützt sich Google auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Die OpenStreetMap Foundation (Ziffer 14.3) hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO).

Bei OpenRailwayMap (Ziffer 14.2), bei der Auslieferung von OpenStreetMap-Inhalten über ein Content-Delivery-Netzwerk (Ziffer 14.3) und beim Routing-Dienst OSRM (Ziffer 14.4) können wir nicht ausschließen, dass Server außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums genutzt werden.

17. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Eine einheitliche Frist für alle Daten gibt es nicht. Maßgeblich sind die Art der Daten, der Zweck, das Vertragsverhältnis, gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten sowie laufende behördliche oder gerichtliche Verfahren. Konkrete Fristen nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen.

Archivierung: Abgeschlossene Einsätze können archiviert werden, um Nachweise zu führen, Berichte zu erstellen, spätere Rückfragen zu bearbeiten und gesetzliche oder vertragliche Pflichten zu erfüllen. Auf archivierte Einsätze haben nur berechtigte Benutzer Zugriff. Die Aufbewahrungsdauer legt der jeweilige Kunde fest.

Gesetzliche Aufbewahrung: Unterliegen Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, werden sie für die vorgeschriebene Dauer gespeichert und anschließend gelöscht, sofern kein anderer rechtmäßiger Zweck die weitere Speicherung erfordert.

Datensicherungen: Sicherungen der Kundendatenbanken werden täglich sowie vor jedem Update erstellt und dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach technischen Fehlern oder Sicherheitsvorfällen. Sie werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. In der Kundenumgebung gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieser Frist noch in Sicherungen enthalten sein.

Ende eines Kundenverhältnisses: Nach Vertragsende wird die vollständige Kundenumgebung einschließlich Anwendungsinstanz, Datenbank, Einsatzdaten, Upload-Dateien und Zugangsdaten spätestens 30 Tage nach Vertragsende gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Verbleibende Datensicherungen werden nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist (siehe oben) gelöscht.

18. Keine Mitarbeiterüberwachung, keine automatisierten Entscheidungen

IncidentWatch ist nicht zur dauerhaften Überwachung von Beschäftigten konzipiert. Eine permanente Hintergrundortung zur Erstellung von Bewegungs- oder Leistungsprofilen ist nicht vorgesehen. Ob der Einsatz von Standortfunktionen gegenüber Beschäftigten im Einzelfall zulässig ist, beurteilt der jeweilige Kunde als Verantwortlicher.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, insbesondere keine über Beschäftigungsverhältnisse, arbeitsrechtliche Maßnahmen, Leistungsbeurteilungen, Sanktionen oder Einsatzfähigkeit. Ein Profiling findet nicht statt.

19. Herkunft der Daten und Pflicht zur Bereitstellung

Wir erhalten personenbezogene Daten von Ihnen selbst, von unseren Kunden und deren berechtigten Mitarbeitenden, aus NFB.Note und NFB.Dispatch, aus technischen Systemen der Kunden sowie aus Einsatzdokumenten und Einsatzkommunikation.

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Für Benutzerkonto, Anmeldung, Berechtigungen und die Einsatzbearbeitung sind bestimmte Daten jedoch erforderlich; ohne sie kann die jeweilige Funktion nicht genutzt werden. Ob gegenüber Ihrem Arbeitgeber eine Pflicht zur Nutzung besteht, richtet sich nach Ihrem Arbeitsverhältnis.

20. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Ziffer 21),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt,
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, siehe Ziffer 22).

Eine formlose Nachricht an dsgvo@incidentwatch.de genügt. Um eine unbefugte Herausgabe von Daten zu verhindern, können wir einen Identitätsnachweis verlangen.

Verarbeiten wir Ihre Daten als Auftragsverarbeiter für einen Kunden, leiten wir Ihr Anliegen an den Kunden als Verantwortlichen weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung.

21. Widerspruchsrecht

22. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes. Für uns zuständig ist:

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen dies erfordern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter incidentwatch.de/privacy_pv.php.

Fassung Schienenpersonenverkehr · Version 1.4-PV, Stand: Oktober 2026